Eastern Sun ERP hiểu đơn giản là hệ thống phần mềm được dùng để quản lý mọi hoạt động trong doanh nghiệp hay tổ chức. Phần mềm tích hợp tối ưu các công cụ nhằm quản trị toàn diện nguồn lực trong tổ chức. Hãy tìm hiểu kỹ hơn về cách mà phần mềm này cải thiện quy trình và giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả làm việc qua bài viết sau.
4 giai đoạn hoạt động chính của Eastern Sun ERP
Giai đoạn 1: Quản lý riêng rẽ từng bộ phận
Khi mới bắt đầu với hệ thống ERP, phần lớn các quy trình của doanh nghiệp vẫn được vận hành thông qua các bộ phận, phòng ban (kinh doanh, hành chính, tài chính, kế toán,…) bằng hệ thống văn bản giấy tờ. Dĩ nhiên, với việc quản lý và vận hành riêng rẽ từng bộ phận như vậy, doanh nghiệp sẽ chỉ có thể khai thác được những lợi ích của từng bộ phận chức năng riêng rẽ chứ chưa có cơ chế để kết nối các phòng ban, tạo nên độ trễ thời gian và gây lãng phí.
Giai đoạn 2: Quản lý hướng liên kết các bộ phận
Sau một thời gian sử dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp cần phải hướng tới quản lý hệ thống theo hướng liên kết các bộ phận. Lúc này, các nhân viên và phòng ban trong công ty được kỳ vọng phải nhận thấy sự liên kết về quy trình và dữ liệu với các nhân viên và phòng ban khác. Việc quản lý vận hành doanh nghiệp bằng hệ thống ERP với đặc trưng cơ sở dữ liệu tập trung, quy trình thống nhất,… đòi hỏi sự kết nối và phối hợp cao giữa các phòng ban bởi chỉ cần 1 sự trì trệ, một bước công việc được thực hiện không tốt sẽ có thể gây ảnh hưởng đến hoạt động của các phòng ban khác.
Tuy vậy, lợi ích mà doanh nghiệp nhận được khi quản lý theo hướng liên kết các bộ phận là rất rõ ràng, ví dụ như:
Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần rà soát và hoàn thiện các quy trình, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành cũng như thay đổi cơ cấu tổ chức theo hướng tích cực. Quản lý hướng quy trình đòi hỏi kết nối tầm nhìn, chiến lược của doanh nghiệp với những quy trình xuyên suốt, tích hợp toàn diện nhằm tạo dựng các giá trị cho khách hàng, đồng thời đưa ra những thước đo, đánh giá mang tính định lượng giúp áp dụng cơ chế thưởng phạt hiệu quả.
Để việc quản lý theo hướng quy trình được thành công, doanh nghiệp sẽ cần phải vượt qua những thách thức như giảm thời gian thực hiện quy trình, liên kết các quy trình để tối ưu hóa chi phí, tăng doanh số và nâng cao hiệu quả cạnh tranh,… Để làm được điều này, doanh nghiệp có thể cần thêm các công cụ tích hợp với nền tảng ERP sẵn có như ABM (Activity Based Management – Hệ thống xác định và đánh giá mức độ tăng thêm giá trị của từng hoạt động trong DN), BSC (Balance Score Card – Hệ thống chỉ số quân bình) với mục tiêu tìm kiếm, đánh giá và loại bỏ những hoạt động không tạo ra giá trị, tập trung nguồn lực vào những hoạt động còn lại.
Kết quả của các chức năng tích hợp trên được thể hiện qua các bài báo cáo tài chính như kế hoạch kinh doanh, các báo cáo về cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo kho hàng,…
Giai đoạn 4: Quản lý hướng chuỗi cung ứng
Sau khi hoàn thiện các quy trình quản lý nội bộ của doanh nghiệp, giai đoạn tiếp theo mà doanh nghiệp cần hướng tới là gắn kết hệ thống ERP vận hành doanh nghiệp với các đối tác trong chuỗi cung ứng như khách hàng, nhà cung cấp,… Việc quản lý này sẽ giúp doanh nghiệp khai thác được những hiệu quả tích cực nhờ tối ưu quy trình của toàn bộ chuỗi cung ứng như nắm bắt thông tin và phản hồi theo thời gian thực, cải thiện tính minh bạch, quản lý theo vòng đời sản phẩm,…
Cách Eastern Sun ERP tối ưu công việc từng phòng ban
ERP kiểm soát thông tin doanh nghiệp: Hệ thống ERP có tính liên kết cơ sở dữ liệu trên cùng hệ thống. Thay vì một số cơ sở dữ liệu độc lập, ERP sẽ kết nối mọi luồng thông tin trong tổ chức với nhau. Đảm bảo không gian lưu trữ dữ liệu nhất quán, chính xác và duy nhất. ERP cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, điều này cải thiện độ chính xác dữ liệu của bạn, loại bỏ các lỗi kinh doanh tiềm ẩn với dữ liệu và phân tích sai.
ERP hạn chế sai sót công việc: Chức năng từng phòng ban sẽ một phân hệ tương ứng. Mỗi phân hệ này, chỉ đảm trách một nghiệp vụ duy nhất. Như vậy hoạt động quản trị mới trở nên rõ ràng giữa các nhiệm vụ của các phòng ban trong doanh nghiệp.
ERP tăng tốc độ hiệu quả công việc: Việc tích hợp các phân hệ với nhau, cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban.
Lợi ích của Eastern Sun ERP đã được minh chứng qua các câu chuyện triển khai chuyển đổi số của nhiều đơn vị sản xuất tên tuổi như HBT, Việt Nhật, ICT… Với chương trình “Hỗ trợ doanh nghiệp SME chuyển đổi số thần tốc” các doanh nghiệp sẽ có cơ hội được trải nghiệm miễn phí hệ thống và được chuyên gia hỗ trợ tư vấn cải thiện quy trình vận hành kinh doanh tận tình chi tiết. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để tìm hiểu thêm thông tin chi tiết.
Hãy tham khảo:
KHÓ KHĂN VÀ GIẢI PHÁP CHUYỂN ĐỔI SỐ THÀNH CÔNG CHO SME
6 LÝ DO SME PHẢI CHUYỂN ĐỔI SỐ NGAY LẬP TỨC
4 giai đoạn hoạt động chính của Eastern Sun ERP
Giai đoạn 1: Quản lý riêng rẽ từng bộ phận
Khi mới bắt đầu với hệ thống ERP, phần lớn các quy trình của doanh nghiệp vẫn được vận hành thông qua các bộ phận, phòng ban (kinh doanh, hành chính, tài chính, kế toán,…) bằng hệ thống văn bản giấy tờ. Dĩ nhiên, với việc quản lý và vận hành riêng rẽ từng bộ phận như vậy, doanh nghiệp sẽ chỉ có thể khai thác được những lợi ích của từng bộ phận chức năng riêng rẽ chứ chưa có cơ chế để kết nối các phòng ban, tạo nên độ trễ thời gian và gây lãng phí.
Giai đoạn 2: Quản lý hướng liên kết các bộ phận
Sau một thời gian sử dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp cần phải hướng tới quản lý hệ thống theo hướng liên kết các bộ phận. Lúc này, các nhân viên và phòng ban trong công ty được kỳ vọng phải nhận thấy sự liên kết về quy trình và dữ liệu với các nhân viên và phòng ban khác. Việc quản lý vận hành doanh nghiệp bằng hệ thống ERP với đặc trưng cơ sở dữ liệu tập trung, quy trình thống nhất,… đòi hỏi sự kết nối và phối hợp cao giữa các phòng ban bởi chỉ cần 1 sự trì trệ, một bước công việc được thực hiện không tốt sẽ có thể gây ảnh hưởng đến hoạt động của các phòng ban khác.
Tuy vậy, lợi ích mà doanh nghiệp nhận được khi quản lý theo hướng liên kết các bộ phận là rất rõ ràng, ví dụ như:
- Giảm chi phí nhờ cắt giảm thời gian xử lý quy trình liên quan đến nhiều phòng ban, tự động hóa một số công việc định kỳ và lặp lại,…
- Đặt ra lịch trình giảm hạn mức tồn kho nhờ vận dụng các tính năng lập và liên kết kế hoạch bán hàng, yêu cầu nguyên phụ liệu, sản xuất, mua hàng trong hệ thống ERP tuân theo chiến lược Just in Time (JIM) – “Đúng sản phẩm – với đúng số lượng – tại đúng nơi – vào đúng thời điểm cần thiết”…
Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần rà soát và hoàn thiện các quy trình, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành cũng như thay đổi cơ cấu tổ chức theo hướng tích cực. Quản lý hướng quy trình đòi hỏi kết nối tầm nhìn, chiến lược của doanh nghiệp với những quy trình xuyên suốt, tích hợp toàn diện nhằm tạo dựng các giá trị cho khách hàng, đồng thời đưa ra những thước đo, đánh giá mang tính định lượng giúp áp dụng cơ chế thưởng phạt hiệu quả.
Để việc quản lý theo hướng quy trình được thành công, doanh nghiệp sẽ cần phải vượt qua những thách thức như giảm thời gian thực hiện quy trình, liên kết các quy trình để tối ưu hóa chi phí, tăng doanh số và nâng cao hiệu quả cạnh tranh,… Để làm được điều này, doanh nghiệp có thể cần thêm các công cụ tích hợp với nền tảng ERP sẵn có như ABM (Activity Based Management – Hệ thống xác định và đánh giá mức độ tăng thêm giá trị của từng hoạt động trong DN), BSC (Balance Score Card – Hệ thống chỉ số quân bình) với mục tiêu tìm kiếm, đánh giá và loại bỏ những hoạt động không tạo ra giá trị, tập trung nguồn lực vào những hoạt động còn lại.
Kết quả của các chức năng tích hợp trên được thể hiện qua các bài báo cáo tài chính như kế hoạch kinh doanh, các báo cáo về cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo kho hàng,…
Giai đoạn 4: Quản lý hướng chuỗi cung ứng
Sau khi hoàn thiện các quy trình quản lý nội bộ của doanh nghiệp, giai đoạn tiếp theo mà doanh nghiệp cần hướng tới là gắn kết hệ thống ERP vận hành doanh nghiệp với các đối tác trong chuỗi cung ứng như khách hàng, nhà cung cấp,… Việc quản lý này sẽ giúp doanh nghiệp khai thác được những hiệu quả tích cực nhờ tối ưu quy trình của toàn bộ chuỗi cung ứng như nắm bắt thông tin và phản hồi theo thời gian thực, cải thiện tính minh bạch, quản lý theo vòng đời sản phẩm,…
Cách Eastern Sun ERP tối ưu công việc từng phòng ban
ERP kiểm soát thông tin doanh nghiệp: Hệ thống ERP có tính liên kết cơ sở dữ liệu trên cùng hệ thống. Thay vì một số cơ sở dữ liệu độc lập, ERP sẽ kết nối mọi luồng thông tin trong tổ chức với nhau. Đảm bảo không gian lưu trữ dữ liệu nhất quán, chính xác và duy nhất. ERP cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, điều này cải thiện độ chính xác dữ liệu của bạn, loại bỏ các lỗi kinh doanh tiềm ẩn với dữ liệu và phân tích sai.
ERP hạn chế sai sót công việc: Chức năng từng phòng ban sẽ một phân hệ tương ứng. Mỗi phân hệ này, chỉ đảm trách một nghiệp vụ duy nhất. Như vậy hoạt động quản trị mới trở nên rõ ràng giữa các nhiệm vụ của các phòng ban trong doanh nghiệp.
ERP tăng tốc độ hiệu quả công việc: Việc tích hợp các phân hệ với nhau, cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban.
Lợi ích của Eastern Sun ERP đã được minh chứng qua các câu chuyện triển khai chuyển đổi số của nhiều đơn vị sản xuất tên tuổi như HBT, Việt Nhật, ICT… Với chương trình “Hỗ trợ doanh nghiệp SME chuyển đổi số thần tốc” các doanh nghiệp sẽ có cơ hội được trải nghiệm miễn phí hệ thống và được chuyên gia hỗ trợ tư vấn cải thiện quy trình vận hành kinh doanh tận tình chi tiết. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để tìm hiểu thêm thông tin chi tiết.
Hãy tham khảo:
KHÓ KHĂN VÀ GIẢI PHÁP CHUYỂN ĐỔI SỐ THÀNH CÔNG CHO SME
6 LÝ DO SME PHẢI CHUYỂN ĐỔI SỐ NGAY LẬP TỨC