Moderator
Kanban là một trong những phương thức quản trị sản xuất hiệu quả hàng đầu hiện nay. Để thực hiện được phương pháp này một cách chuẩn xác, doanh nghiệp cần nắm được các thuộc tính cốt lõi của mô hình Kanban được trình bày dưới đây.
Một vài điều cần biết về khái niệm Kanban
Theo dịch nghĩa tiếng Nhật, Kanban là có nghĩa là thẻ thị giác, với từ “kan” là thị giác và từ “ban” là thẻ. Đây chính là phương thức quản trị để thực hiện mục tiêu sản xuất tinh gọn trong doanh nghiệp. Chúng ta có thể gọi tên Kanban theo thuật ngữ chuyên môn kinh tế là “Phương pháp quản lý Kanban”.
Kanban là một hệ thống trực quan để quản lý công việc khi nó diễn ra theo một quy trình đã được xây dựng sẵn. Cụ thể hơn, Kanban là xác định các điểm có khả năng làm tắc nghẽn các quy trình và khắc phục chúng để công việc có thể diễn ra một cách hiệu quả với tốc độ và chất lượng tối đa.
Các thuộc tính cốt lõi của mô hình Kanban
1.Trực quan hóa quy trình làm việc
Mô hình Kanban được xây dựng nhằm mục đích giúp các doanh nghiệp có được bức tranh toàn cảnh về quy trình làm việc thông qua một bản đồ trực quan dễ hiểu. Với mô hình quản trị này, mọi thành viên tham gia vào quá trình thực hiện dự án hoặc sản xuất sản phẩm đều có thể nắm bắt quy trình triển khai một cách dễ dàng. Không dừng lại ở đó, trực quan hóa công việc sẽ giúp xác định các rủi ro trên thị trường có thể gây ra các tổn thất cho các dự án.
Vậy, làm thế nào để trực quan hóa một quy trình làm việc hiệu quả:
Tuy nhiên, thực tế chỉ ra rằng, thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc dễ xảy ra các sai sót, tiêu tốn thời gian sửa chữa hoặc làm lại các công việc đó. Việc này kéo theo nhiều thời gian bị lãng phí. Trong khi đó, chia các nhiệm vụ thành các phần nhỏ sẽ giúp mọi người tập trung vào từng phần và tối ưu hóa kết quả đạt được. Các nhóm dự án nên chú ý đến những lợi ích này và áp dụng thực hiện.
Quy trình công việc được thể hiện qua một biểu đồ hoặc sơ đồ cho phép doanh nghiệp nhận biết các điểm cần thay đổi trong thời gian nhanh nhất có thể. Hoạt động theo dõi quy trình công việc nhằm mục đích tối ưu hóa cả tốc độ và chất lượng đầu ra cho doanh nghiệp. Hai yếu tố năng suất và chất lượng hàng hóa đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể đặt được mục tiêu kinh doanh trong thời gian ngắn nhất có thể.
Các nguyên tắc cơ bản của mô hình Kanban
Nhân viên trong doanh nghiệp có thể thành lập các nhóm và xây dựng các chiến lược mà họ cho rằng có thể cải thiện hiệu suất của công ty. Một khi đạt được những mục tiêu đó, các nhân viên sẽ tự cải thiện cũng như phát triển được kỹ năng lãnh đạo của mình.
Một vài điều cần biết về khái niệm Kanban
Theo dịch nghĩa tiếng Nhật, Kanban là có nghĩa là thẻ thị giác, với từ “kan” là thị giác và từ “ban” là thẻ. Đây chính là phương thức quản trị để thực hiện mục tiêu sản xuất tinh gọn trong doanh nghiệp. Chúng ta có thể gọi tên Kanban theo thuật ngữ chuyên môn kinh tế là “Phương pháp quản lý Kanban”.
Kanban là một hệ thống trực quan để quản lý công việc khi nó diễn ra theo một quy trình đã được xây dựng sẵn. Cụ thể hơn, Kanban là xác định các điểm có khả năng làm tắc nghẽn các quy trình và khắc phục chúng để công việc có thể diễn ra một cách hiệu quả với tốc độ và chất lượng tối đa.
Các thuộc tính cốt lõi của mô hình Kanban
1.Trực quan hóa quy trình làm việc
Mô hình Kanban được xây dựng nhằm mục đích giúp các doanh nghiệp có được bức tranh toàn cảnh về quy trình làm việc thông qua một bản đồ trực quan dễ hiểu. Với mô hình quản trị này, mọi thành viên tham gia vào quá trình thực hiện dự án hoặc sản xuất sản phẩm đều có thể nắm bắt quy trình triển khai một cách dễ dàng. Không dừng lại ở đó, trực quan hóa công việc sẽ giúp xác định các rủi ro trên thị trường có thể gây ra các tổn thất cho các dự án.
Vậy, làm thế nào để trực quan hóa một quy trình làm việc hiệu quả:
- Khái quát nội dung: Liệt kê tất cả các yếu tố cần thiết để làm cho dự án thành công. Điều đó sẽ giúp mọi người dự đoán và chuẩn bị số lượng lao động cần thiết, tiền và các bước cần thiết sẽ thực hiện dự án.
- Vẽ quy trình: Dùng bút dấu vẽ lên bảng trắng các yếu tố cần thiết như: Thành viên tham gia, các bước liên quan và lợi ích của dự án. Từ bản vẽ, các nhóm dự án có thể tìm kiếm những cách tốt nhất để làm rõ các yếu tố chưa được thể hiện cụ thể trên bảng.
- Đơn giản hóa quy trình làm việc: Mọi bộ phận phòng ban có thể tùy chỉnh quy trình công việc để phù hợp với nhu cầu của mình. Một quy trình làm việc có phức tạp như thế nào cũng sẽ trở nên dễ hiểu hơn nhờ cách thức trình bày trực quan qua sơ đồ rõ ràng trong mô hình Kanban.
- Theo dõi tiến độ công việc (WIP)
Tuy nhiên, thực tế chỉ ra rằng, thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc dễ xảy ra các sai sót, tiêu tốn thời gian sửa chữa hoặc làm lại các công việc đó. Việc này kéo theo nhiều thời gian bị lãng phí. Trong khi đó, chia các nhiệm vụ thành các phần nhỏ sẽ giúp mọi người tập trung vào từng phần và tối ưu hóa kết quả đạt được. Các nhóm dự án nên chú ý đến những lợi ích này và áp dụng thực hiện.
- Tập trung vào quy trình công việc
Quy trình công việc được thể hiện qua một biểu đồ hoặc sơ đồ cho phép doanh nghiệp nhận biết các điểm cần thay đổi trong thời gian nhanh nhất có thể. Hoạt động theo dõi quy trình công việc nhằm mục đích tối ưu hóa cả tốc độ và chất lượng đầu ra cho doanh nghiệp. Hai yếu tố năng suất và chất lượng hàng hóa đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể đặt được mục tiêu kinh doanh trong thời gian ngắn nhất có thể.
- Trực quan hóa mọi quy trình làm việc
Các nguyên tắc cơ bản của mô hình Kanban
- Bắt đầu với cái đã biết, sau đó thực hiện những vấn đề chưa biết
- Sẵn sàng chấp nhận thay đổi
- Tôn trọng các quy trình và vai trò hiện có của quy trình đó
- Khuyến khích phát triển kỹ năng lãnh đạo ở các cấp độ khác nhau
Nhân viên trong doanh nghiệp có thể thành lập các nhóm và xây dựng các chiến lược mà họ cho rằng có thể cải thiện hiệu suất của công ty. Một khi đạt được những mục tiêu đó, các nhân viên sẽ tự cải thiện cũng như phát triển được kỹ năng lãnh đạo của mình.