1. Lên kế hoạch (Plan) rất quan trọng:
Công đoạn quan trọng nhất trong vòng quay PDCA chính là lên kế hoạch (Plan). Có nhiều dạng kế hoạch:
- Kế hoạch phát triển sản phẩm mới
- Kế hoạch sản xuất tháng,
- Kế hoạch sản xuất tuần,
- Kế hoạch kaizen…
Chất lượng của kế hoạch sẽ quyết định chất lượng của sản phẩm, số lượng tồn kho, cũng như chi phí sản xuất. Vì kế hoạch hiệu quả sẽ dẫn đến những hành động hiệu quả. Hành động hiệu quả sẽ dẫn đấn kết quả công việc tốt.
Vì vậy, đây là công đoạn quan trọng nhất trong vòng quay PDCA.
2. Thực hiện (Do) - Khâu quyết định QCD: Hệ thống và hoạt động sản xuất
Nếu hoạt động sản xuất thực tế không được triển khai theo đúng kế hoạch thì không có ý nghĩa gì cả. Khi chúng ta thực hiện đúng kế hoạch đề ra thì 3 yếu tố sản xuất QCD sẽ được đảm bảo.
Vì thế, việc tiêu chuẩn hoá, tuân thủ quy định đã có và xây dựng hệ thống sản xuất thực sự rất cần thiết.
3. Kiểm tra để phán đoán nhanh và chính xác hơn: Quản lý thành tích và quản lý chi phí
Việc kiểm tra quá trình thực hiện có đạt theo tiêu chuẩn đã đề ra hay không rất quan trọng. Bởi vì việc này sẽ giúp chúng ta nắm được, ngày hôm nay có sản xuất đủ số lượng cần giao, có kịp thời hạn hay đạt tiêu chuẩn chất lượng hay không.
4. Điều chỉnh sẽ giúp nâng cao năng lực cạnh tranh: Điều chỉnh và lên lại kế hoạch
Trong trường hợp, thành tích sản xuất không đạt kế hoạch đã đề ra, chúng ta cần điều chỉnh ngay lập tức. Việc chậm trễ điều chỉnh (đưa ra đối sách) có thể khiến tình trạng thêm tồi tệ hoặc tiếp tục phát sinh các vấn đề khác.
Công việc điều chỉnh bao gồm việc đưa ra ngay một đối sách tức thì và lên lại kế hoạch. Việc áp dụng một đối sách tức thì luôn đi kèm nguy cơ tái phát sinh vấn đề. Do đó, chúng ta cần có một kế hoạch với đối sách để giải quyết triệt để vấn đề phát sinh.